EL PAPEL DEL PROFESIONAL ARCHIVERO Y LAS TECNOLOGÍAS 2.0

jueves, 17 de junio de 2010

El profesional de la información y concretamente los archiveros han estado siempre evolucionando. Desde sus orígenes en Mesopotamia, Egipto, Grecia, Roma... Hasta hoy día la profesión del archivero se ha encontrado en permanente cambio debido a la continua aparición de nuevas formas de tratamiento y gestión de los documentos y también a causa de la aparición de las nuevas tecnologías. En la última década han aparecido, además, un conjunto de tecnologías, como Ajax (JavaScript y XML asíncronos) (técnica para desarrollar webs interactivas). Estas nuevas tecnologías permiten la interrelación entre los usuarios. Hablaremos concretamente de la web 2.0.

La web 2.0 es un término acuñado por Tim O´Reilly en 2004 para referirse a una segunda generación de la Web basada en las comunicaciones de usuarios y en una gama especial de servicios. Estos servicios, como pueden ser wikis, redes sociales, weblogs, bookmarks sociales, noticias sociales y búsqueda social, entre otros, fomentan la colaboración y el intercambio ágil de información entre los usuarios, a diferencia de los sitios web no-interactivos, en los que los usuarios se limitan a la visualización pasiva de información que se les proporciona.

Muchas de las instituciones archivísticas del mundo permiten desde hace años el acceso online a sus fondos documentales, permitiendo una mayor interrelación con los usuarios finales de los archivos. Resulta positivo este paso de los entornos estáticos a entornos dinámicos, ya que favorece como he comentado anteriormente la comunicación, ahora no sólo entre los usuarios finales sino también entre usuarios y archiveros. Por ello considero que los profesionales de la información deben hacer un esfuerzo por adaptarse a la nueva web, ya que así podrán mejorar y renovar sus servicios y productos. También cambiará irremediablemente la concepción de centros de información. Éstos pasarán de ser contenedores de información a ser una plataforma de búsqueda, creación, intercambio y difusión de conocimiento gracias la colaboración entre bibliotecarios, documentalistas, usuarios, visitantes, etc. Es decir, ya tenemos las herramientas, ahora sólo es necesario adaptarlas a nuestras necesidades y particularidades para mejorar así nuestros servicios y productos.

LA ARCHIVÍSTICA A LO LARGO DE LA HISTORIA

Los investigadores todavía no se han puesto de acuerdo sobre hasta qué punto se remonta la gestión y el tratamiento de documentos, aunque todos ellos opinan que su origen está relacionado con la creación de los primeros registros. También resulta complicado establecer una evolución en el tratamiento de documentos de archivo; aún así se ha dividido la archivística en dos grandes períodos: el periodo prearchivístico y el periodo de desarrollo archivístico.

Durante el primer periodo los fondos suelen tratarse de manera indefinida o siguiendo los principios de otras disciplinas. En Mesopotamia (entre los años 3000 y 500 a.C.) las tablillas las conservaba la oficina creadora siguiendo un orden cronológico y según la actividad con que estaban relacionados (distinguimos documentación de carácter diplomático, financiero y administrativo). En Egipto (entre los años 1530 y 1050 a.C.) las tablillas y más tarde el papiro se controlaban de forma más primitiva. En Grecia se guardaban en los “archeion” (archivos) las actas públicas de carácter político-administrativo y de carácter notarial. En Roma se empleaban los “tabularium”.

Tanto en Gracia como en Roma los archivos aparecen como una entidad propiamente dicha cuya utilidad es la de ser fuente de información y ser prueba. Contaban con una legislación específica y con responsables encargados de su custodia. En Gracia los documentos eran accesibles para todos los ciudadanos, a diferencia de en Roma, donde sólo podían consultarlos determinados funcionarios. Con la caída del Imperio Romano y la imposición del derecho germano se producirá una disminución de la producción documental y con ella un descenso del nivel cultural.

En la Edad Media los documentos eran un bien escaso y caro, de creación compleja, por lo que se da casi exclusivamente en cortes señoriales feudales y en centros monásticos importantes. Existían dos tipos de depósito. Los depósitos de recepción se daba en los centros monásticos y reunían documentos del poder eclesiástico y del poder civil. Los depósitos de expedición albergaban copias de los documentos producidos en su cancillería con objeto administrativo y de gobierno. En el s. XII la nobleza comienza a establecer sus sedes de gobierno, provocando la aparición de nuevos tipos documentales y un aumento de la producción documental, debido en parte a la realización de copias certificadas, para una mayor seguridad.

Entre los siglos XIII y XV aparecen nuevos grupos sociales urbanos, se difunde el uso del papel, se sustituye el latín, nacen nuevos tipos de depósitos de registros y llega a formarse una red de archivos. Surge la necesidad de informarse, causando un aumento de los documentos, lo que llevará a los primeros problemas de almacenamiento físico y de recuperación. Nacerán entonces sistemas de descripción documental especializados, como los inventarios. La clasificación continuaba siendo cronológica.

En el Antiguo Régimen (entre los siglos XVI y XVIII) aumenta la masa de papel, concienciándose los gobernantes de su importancia. Se crean nuevas técnicas de tratamiento, se impulsa la descripción y normalización documental, se difunde la educación, el uso del papel, se desarrolla la cultura libresca y aparecen las primeras publicaciones archivísticas. También se plantea la disyuntiva archivo histórico – archivo administrativo. Los principios de racionalidad y cientifismo aportaron principios beneficiosos (eliminación documentación inútil) pero también negativos (clasificación por materias) a los archivos.

En los siglos XIX y XX se crean los Archivos Nacionales (depósitos de concentramiento). Se desarrollan las técnicas de reproducción y evolución del equipo de archivo y nace el principio de respeto a los fondos o principio de procedencia. Se forman redes estatales de archivos, se socializa el uso de los archivos y nacen los primeros problemas reales de almacenamiento y tratamiento. La función del archivero va adquiriendo fisonomía y carácter propio y progresivamente se logra una definición de la profesión. Será por estos días cuando podremos hablar de periodo archivístico.

En este segundo periodo se logra un nivel en la teoría y el tratamiento de los fondos suficiente como para hablar de Archivística. Ésta podemos decir que despega con la Segunda Guerra Mundial, debido a la necesidad de investigar y difundir los crímenes nazis y también por la expansión de la democracia como modelo de organización social. Las necesidades de la administración lleva a una redefinición de algunos principios y actitudes y comienzan a generarse ingentes masas documentales cuya conservación íntegra resultaba imposible.

La literatura profesional se disparó, el campo de actuación de la archivística se extendió al de la administración, llegando a una concepción global del servicio de archivo, se acuñó la idea del ciclo de vida de la documentación, con la aparición de las nuevas tecnologías surgieron los documentos electrónicos y los audiovisuales, surgen nuevas necesidades informativas y el derecho al libre acceso y se crean órganos internacionales que se involucrarán en el mundo de los archivos.

También se distinguirá entre la administración tradicional de archivos y el records management, que se diferenciaba del primero por el concepto del ciclo de vida, los programas de atención continuada, el control en la gestión y la especialización de los profesionales (records managers).

SIMULACIÓN EN TWITTER

Para hacer la simulación en twitter del procedimiento descrito en la entrada anterior emplearé el código “ #concurso_juez_distrito_mexico ”. Buscando dicho código, en twitter debería aparecer lo siguiente:


#concurso_juez_distrito_mexico Procedimiento: Convocatoria 15 concurso interno oposición para designación jueces distrito materia mixta

#concurso_juez_distrito_mexico 1. Formato de inscripción con firma autógrafa (http://www.ijf.cjf.gob.mx).

#concurso_juez_distrito_mexico 2. Escrito en el que el aspirante señale la materia de su preferencia.

#concurso_juez_distrito_mexico 3. Escrito en el que manifieste el domicilio donde pueda ser ubicado.

#concurso_juez_distrito_mexico 4. Acta de nacimiento (certificado)

#concurso_juez_distrito_mexico 5. Título y cédula profesional (certificado)

#concurso_juez_distrito_mexico 6. Constancia de quejas o denuncias administrativas formuladas en su contra y los resultados

#concurso_juez_distrito_mexico 7. Antigüedad y categorías de la carrera judicial desempeñadas en el Poder Judicial de la Federación

#concurso_juez_distrito_mexico 8. Ponderación de los estudios realizados a que hace referencia el artículo 6

#concurso_juez_distrito_mexico 9. Manifiesto: encontrarse en pleno ejercicio derechos; contar sólo con nacionalidad mexicana; 30 años minim

#concurso_juez_distrito_mexico 10. El Instituto envía la lista de personas que cumplen con los requisitos a la Comisión de Carrera Judicial.

#concurso_juez_distrito_mexico 11. La Comisión de Carrera Judicial remite la lista al Pleno del Consejo de la Judicatura Federal.

#concurso_juez_distrito_mexico 12. Se publica la lista de participantes elegidos. Fin del procedimiento.

CONVOCATORIA AL 15 CONCURSO INTERNO DE OPOSICIÓN PARA LA DESIGNACIÓN DE JUECES DE DISTRITO EN MATERIA MIXTA

La información acerca de este concurso puede hallarse en el siguiente enlace: AQUÍ

Aunque el 10 de febrero de 2010 se determinó dejar sin efectos dicha convocatoria, las actuales necesidades han llevado a la necesidad de la designación de un mayor número de jueces de Distrito, a 4 de febrero de 2010.

Se trata de un concurso interno de oposición para cubrir 15 plazas de juez de Distrito en materia mixta. En el concurso podrán participar los servidores públicos del Poder Judicial de la Federación que reúnan una serie de requisitos descritos en la página 3 del documento PDF.

Para poder participar se deberá entregar una serie de documentos entre los días 12 al 16 de abril de 2010, de las 9:00 a las 15:00 ó de las 16:00 a las 18:00. Deberán ser presentados por el interesado o un tercero en la sede central del Instituto de la Judicatura Federal. Estos documentos necesarios son:

1. Formato de inscripción con firma autógrafa (http://www.ijf.cjf.gob.mx).

2. Escrito en el que el aspirante señale la materia de su preferencia.

3. Escrito en el que manifieste el domicilio donde pueda ser ubicado.

4. Constancia expedida por la Dirección General de Recursos Humanos del Consejo, de la Corte o del Tribunal Electoral, en la que se asiente que en el expediente personal obran en copia certificada los siguientes documentos:
-Acta de nacimiento
-Título y cédula profesional
-Constancia de quejas o denuncias administrativas formuladas en su contra y los resultados
-Antigüedad y categorías de la carrera judicial desempeñadas en el Poder Judicial de la Federación
-Ponderación detallada de los estudios realizados a que hace referencia el artículo 6, penúltimo párrafo del Acuerdo General 57/2008
Si en dicha constancia no aparecen los citados documentos certificados, deberán ser presentados los originales o en copia certificada al Instituto de la Judicatura Federal.

5. Escrito en el que manifieste bajo protesta de verdad:
-Encontrarse en pleno ejercicio de sus derechos
-Que cuenta únicamente con la nacionalidad mexicana por nacimiento
-Que al día de la presentación de su solicitud tenga treinta o más años de edad cumplidos

6. De tener algún recurso de revisión administrativa en trámite deberá presentarse el acuse de recibo relativo al escrito de desistimiento presentado ante la Corte.


Una vez enviada la solicitud el Instituto elaborará la lista de las personas que cumplan con los requisitos exigidos y la enviará a la Comisión de Carrera Judicial. Ésta la remitirá al Pleno del Consejo de la Judicatura Federal para su aprobación.

El 2 de septiembre de 2010 se publicará la lista de seleccionados en el Diario Oficial de la Federación. En los 5 días siguientes cualquier persona podrá presentar ante el Instituto de la Judicatura Federal, por escrito, observaciones u objeciones respecto de alguno/s de los candidatos de la lista.

La lista definitiva se publicará en el Diario Oficial de la Federación, en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, en los estrados de la sede central del Instituto, en sus extensiones y en la página web del Instituto.

TEMA 12: ESTUDIOS DE USUARIOS DE ARCHIVOS

viernes, 7 de mayo de 2010

QUÉ SON

Son un conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitativamente los hábitos de información de los usuarios, mediante la aplicación de distintos métodos, entre ellos matemáticos/estadísticos, a su consumo de información. Son útiles para: conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios; evaluar los recursos humanos, documentales y tecnológicos de los centros de información; medir la eficacia de los centros de información; conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores; facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.

CÓMO SE DESARROLLAN

Para desarrollar un estudio de usuarios de archivos podemos utilizar dos indicadores: los indicadores biográficos (informan sobre quiénes son los usuarios) y los indicadores bibliográficos (informan de las materias documentales que se consumen y de las áreas que más interés despiertan). Para recoger los datos podemos seguir dos métodos:

Métodos directos: Se destacan la encuesta por correo y entrevista personal. El primero es el más utilizado, es de fácil uso y acceso y supone un bajo coste en relación con los resultados que se pueden obtener, aunque tiene un bajo porcentaje de respuesta y los datos son poco fiables, por lo que suele realizarse junto con una entrevista personal. Para realizar una encuesta por correo deberemos realizar un buen diseño del cuestionario, explicar claramente el objetivo de la encuesta, dirigirlo a las personas adecuadas y hacer un seguimiento de los cuestionarios que no hayan sido contestados mediante llamadas telefónicas. Las preguntas podrán ser abiertas o cerradas y los cuestionarios estructurados o no.

La entrevista personal consiste en una entrevista que un especialista de información mantiene con el usuario, a partir de un cuestionario previamente establecido, que suele ser semiestructurado o no estructurado. Permite conocer profundamente las necesidades de información del usuario, se obtiene una alta tasa de respuesta y el usuario identifica a la persona que le puede resolver sus futuras necesidades de información, aunque su realización conlleva importantes recursos económicos.

Métodos indirectos: Nos permiten conocer de forma indirecta los hábitos y necesidades de información de los usuarios. Suponen un coste menor y menos tiempo pero a veces los datos no se ajustan a la realidad y en la mayoría de los casos presentan falta de actualidad.

ANÁLISIS DE LAS PETICIONES DE DOCUMENTOS

Consiste en analizar las peticiones de documentos para podremos identificar la demanda de documentos de los usuarios, y por tanto sus necesidades de información. Para ello podemos basarnos en las peticiones de préstamo o de consulta en sala y en las peticiones de fotocopias de los documentos. Obtendremos un análisis estadístico descriptivo que pondrá en relieve cuales son las necesidades de información de nuestros usuarios utilizando todas las variables posibles.

TEMA 11: EL DESARROLLO NORMATIVO: LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ACTUALIDAD

LA NORMALIZACIÓN COMO PUNTO DE PARTIDA

Una norma es una regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. Normalizar es regularizar o poner en orden lo que no estaba, ajustar a un modelo o norma. En archivística la normalización afecta a la gestión documental, a la administración de archivos a través de reglamentos y al tratamiento de los documentos en su organización y descripción. No puede empezarse por el final ni entenderse como algo aislado e independiente. Por ello hay que empezar por los conceptos base.

EVALUACIÓN DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

EL CASO DE EEUU

En los años 80 Steven Hensel intentó elaborar un manual que permitiera describir cualquier tipo de documento de archivo y que destacara los aspectos de la descripción archivística frente a los de la descripción bibliográfica; sin olvidar los principios básicos y la estructura de las AACR2. En 1983 aparece Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM), la primera obra de carácter normativo específicamente archivística, dedicada a la descripción y a los puntos de acceso. Es adoptado como norma para la descripción de documentos por grandes centros y redes bibliográficas norteamericanas. Aunque APPM tiene su origen en las AACR2, las diferencias con éstas son numerosas en cuanto a contenido, principios y estructura.

También merece atención el USMARC AMC, que nace para sustentar la creación de un sistema nacional de información archivística. Presenta la misma configuración que el resto de los formatos MARC, integrados por tres tipos de datos: estructura, indicadores de contenido y contenido. Sin embargo presenta cambios en el aparatado de contenido: eliminación de áreas innecesarias, adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística y creación de nuevos campos.

EL CASO DE GRAN BRETAÑA

En el campo de la descripción archivística en Gran Bretaña, el proyecto más importante fue el Archival Description Project, puesto en marcha en 1984 con este objetivo. En 1986 se publicó el Manual of Archival Descripction (MAD1) de Michael Cook. Más tarde apareció el MAD User Guide, una breve guía general de la primera edición del MAD. En 1989 apareció el MAD2 que incluía más reglas y regulación más precisa, más formatos para la elaboración de instrumentos de descripción y unas reglas específicas para tipos de documentos determinados.

A finales del 2000 apareció la tercera edición del MAD, con el objetivo general de sistematizar y codificar, lo más posible, la práctica tradicional. Se encuentra dividido en cinco partes: introducción general, elementos y estructura de la descripción archivística, formatos de descripción recomendados, ejemplos prácticos, recomendaciones para la descripción de algunos tipos documentales concretos y de docs en soportes especiales. Los datos de descripción se encuentran divididos en dos sectores: el sector de descripción archivística y el sector de información de gestión, cada uno de ellos con sus áreas y subáreas.

EL CASO DE CANADÁ

En Canadá el proceso de normalización se inició en los 80 y en los 90 se publicó las Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA), de valor normativo, redactadas por varias comisiones de archiveros pertenecientes a las asociaciones profesionales. Los archiveros canadienses usarán todas las áreas de la descripción bibliográfica, adaptando aquéllas de contenido bibliográfico para incluir datos de carácter archivístico y crearán áreas nuevas, como la de descripción de documentos de archivo.

Las RDDA para cada uno de los niveles de descripción existentes permite la aportación de información, a su vez, en dos niveles diferentes. El primero formado por la información mínima necesaria para identificar y describir la unidad documental objeto de nuestro análisis. El segundo recoge todos los elementos posibles que pueden aportar las reglas y sirven para completar la descripción. La principal aportación de las RDDA ha sido definir los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción.

COMPARACIÓN

Tanto la APPM como las RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliográfico. Ambas están basadas en las AACR2. Las mayores novedades que presentan estas normas son relativas a: el uso de la estructura, signos de puntuación y formato general de la descripción bibliográfica para la descripción archivística; el mayor carácter técnico de la normativa sobre descripción en varios niveles y sobre profundidad de la descripción; y el establecimiento de reglas precisas para la descripción de documentos en soportes especiales, siguiendo las pautas marcadas por MAD2. La RDDA y la APPM se diferencian por la amplitud de las obras y en la estructura.

LA NORMA ISAD (G)

DESARROLLO DE LA NORMA ISAD (G)

La publicación de manuales de descripción demostró a la comunidad archivística internacional la utilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos. Sin embargo, cada país contaba con una metodología, instrumentos de descripción y terminología diferentes, así que era necesario que la norma fuera dictada por un organismo internacional reconocido por la comunidad archivística mundial (CIA).

Con este fin se realizaron reuniones en Ottawa, en París y Wroclaw, en Hörhr-Grenzhausen (Alemania), en Madrid, en Montreal y en Estocolmo (donde se aprueba la primera versión definitiva de la norma) entre 1988 y 1993. El período de revisión de la 1ª versión de la ISAD (G) acabaría en 1998, año en que se abre el proyecto de 2ª revisión, aprobándose la 2ª edición de la norma en 1999 y presentándose en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla del año 2000. Esta segunda edición contaría con cambios terminológicos y conceptuales y estructurales.

LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL DE LA NORMA ISAD (G)

La descripción archivística, según la ISAD (G), parte de una técnica de descripción denominada “descripción multinivel” que consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica. Hay que diferenciar dos grados de aplicación. ISAD (G) establece 5 niveles de descripción: nivel de fondo, nivel de subfondo, nivel de serie, nivel de expediente y nivel de unidad documental.

Para una correcta aplicación de la descripción multinivel, la ISAD (G) propone cuatro reglas generales: regla de descripción de los general a lo particular; regla de información pertinente para el nivel de descripción; regla de vinculación de las descripciones y regla de no repetición de la información.

ESTRUCTURA DE LA NORMA ISAD (G)

La norma ISAD (G) consta de diferentes áreas, cada una con un conjunto de divisiones:

1. Área de mención de identidad: Incluye código de referencia, título, fecha, nivel de descripción y extensión y soporte de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño).

2. Área de contexto: Incluye nombre del productor, historia institucional / biográfica, historia archivística y fuente inmediata de adquisición o transferencia.

3. Área de contenido y estructura: Incluye alcance y contenido, información sobre valoración, selección y eliminación, nuevos ingresos y sistema de organización.

4. Área de condiciones de acceso y utilización: Incluye condiciones que rigen el acceso, condiciones que rigen la reproducción, lengua / escritura del material, características físicas y requisitos técnicos e instrumentos de descripción.

5. Área de materiales relacionados: Incluye existencia y localización de los originales, existencia y localización de copias, unidades de descripción relacionadas y nota de publicación.

6. Área de notas: Incluye notas.

7. Área de control de la descripción: Incluye notas del archivero, reglas o convenciones y fecha de la descripción.

EL CONTROL DE AUTORIDADES EN ARCHIVOS

Los puntos de acceso son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Pueden normalizarse mediante la aplicación de unas reglas comunes con la finalidad de obtener unos puntos de acceso uniformes o mediante el establecimiento de una forma única de punto de acceso, el control de autoridades.

Su finalidad es permitir el control de los puntos de acceso, actuar como sistema de referencia e información y facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.

LA NORMA ISAAR (CPF)

Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias con el objetivo de proporcionar reglas para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores. Para ello comprende la normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos y la descripción de todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental. Se estructura en diferentes áreas.

1. Área de control de autoridad: Incluye un código de identificación, el tipo de encabezamiento autorizado archivístico, una entrada autorizada, una entrada paralela, una forma excluida y una entrada autorizada relacionada.

2. Área de información: Proporciona información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada autorizada.

3. Área de notas: Informa sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado.

LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA CODIFICADA: EAD

Es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML. El objeto de codificación de la norma son inventarios y registros. Su objetivo es facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico. Establece unos elementos utilizables en la codificación de instrumentos de descripción, fijando los códigos y convenciones necesarios. Mantiene y mejora la actual funcionalidad de los inventarios y registros existentes. Está ideada para facilitar el intercambio y la portabilidad de los instrumentos de descripción y resiste los cambios de tecnología hardware y software.

Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su propio nombre y pueden tomar varios valores. En su mayoría son opcionales, aunque los hay obligatorios. La EAD presenta una descripción de componentes subordinados que permite incluir información sobre las unidades de descripción inferiores dependientes, jerárquicamente, de la unidad descrita. Se utiliza de forma combinada con un componente que proporciona información particular sobre las unidades de descripción subordinadas y puede subdividirse en otros componentes. Un documento EAD se compone de la cabecera, la información preliminar y el instrumento de descripción.

TEMA 10: ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN

miércoles, 5 de mayo de 2010

APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE RESPETO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL A LOS FONDOS DE ARCHIVO

Los documentos deben tratarse de acuerdo con el orden de procedencia y, dentro de cada serie, con el orden en que fueron producidos. Si se sigue este modo de organización, el archivo será reflejo de la institución que lo creó. Para lograrlo existen dos vías: la historia de la entidad y la propia organización del fondo. Hay que tener en cuenta que el documento de archivo no tiene razón de ser si no es en cuanto a que pertenece a un conjunto.

El arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas que podemos clasificar como: clasificar los fondos, ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental y elaborar un cuadro o esquema de clasificación. Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tipos documentales, y se desarrollan de acuerdo a los expedientes y a la principal agrupación documental: la serie.

LOS DOCUMENTOS: TIPOS DOCUMENTALES

Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa. Tomando como referencia el Manual de documentos administrativos de Mª Luisa Conde, podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques: documentos de decisión (resoluciones y acuerdos), documentos de transmisión (comunicaciones, notificaciones y publicaciones), documentos de constancia (actas y certificados), documentos de juicio (informes) y documentos de los ciudadanos (solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos).

El análisis de tipos documentales es fundamental para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración y, por ende, para el tratamiento de las series.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: EXPEDIENTES Y SERIES

LOS EXPEDIENTES

El término expediente procede del verbo latino “expedire”, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto. Ha sido definido en numerosas ocasiones, entre ellos por el Diccionario de Terminología Archivística, pero todos coinciden en que el expediente constituye la pieza fundamental en torno a la cual gira toda la actividad de una oficina administrativa y en que se forma mediante la agregación de documentos, pruebas, etc.

Los expedientes constan de cuatro partes: los documentos, producidos e insertados de manera sucesiva. Se clasifican en dos tipos: por su tradición (documentos originales o no originales) y por su contenido (esenciales o de enlace). La carpetilla o guarda exterior, que contiene y agrupa los documentos y contiene ciertas informaciones. El extracto o resumen y la relación de contenido, una breve descripción de cada documento con su fecha y número de orden que permite conocer la tramitación seguida y así localizar los documentos más importantes.

La tramitación suele constar de: iniciación (procedimientos realizados de oficio o por solicitud de una persona interesada), procedimiento (los interesados en cualquier momento del procedimiento van produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho), finalización (mediante resolución, desistimiento, renuncia o caducidad) y ejecución (la ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento).

Los expedientes se ordenan siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su tramitación: primero el documento que le da origen y a continuación el resto en orden cronológico, numerados, para localizar rápidamente los documentos y reordenarlos en caso de utilización negligente.

Debemos tener cuidado con no dejar documentos sueltos, evitar la multiplicidad y la dispersión, no extraer documentos originales de los expedientes en tramitación, no extraer documentos originales de los expedientes cerrados para constituir nuevos expedientes, respetar el orden natural, grapar cada oficio con su respuesta, agrupar el documento principal con los que le acompañan, identificar cada expediente en la carpetilla y dejar constancia cada vez que se extraiga un documento.

LAS SERIES

Existen numerosas definiciones de serie documental, pero todas coinciden en que son un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad, agrupados de manera continua y siguiendo una misma norma jurídica o de procedimiento.

Las series documentales pueden clasificarse mediante el establecimiento de agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos con el fin de proporcionar una estructura lógica a los documentos y facilitar su localización conceptual. Existen tres tipos de clasificaciones: clasificación funcional (los documentos se agrupan según la función de que son reflejo o según las actividades de que son resultado), clasificación orgánica (agrupación según las estructuras administrativas de las organizaciones de las que emanan) y clasificación por materias (es antinatural, no refleja la estructura y funciones de la organización).

Deberemos elegir un sistema de clasificación estable, objetivo y que se sustente de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado.

ORDENACIÓN FÍSICA

Consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos con arreglo a cierto método, a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación. En primer lugar deberemos ordenar las secciones de acuerdo con su nivel jerárquico. A continuación ordenaremos las series dentro de las secciones, siguiendo el orden determinado por su importancia u otros criterios. Entonces ordenaremos los documentos dentro de las series, cronológicamente, alfabéticamente, numéricamente o por conceptos. Finalmente nos encargaremos de la instalación de las unidades físicas.

LA DESCRIPCIÓN DE MATERIAL DE ARCHIVO

La descripción es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados sin necesidad de emplear el documento original. Para ello requeriremos una normalización en primer lugar de la tipología documental y en segundo lugar una normalización del cuadro de clasificación. Cuando hablamos de descripción formal o definitiva nos referimos a la que tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas.

Cada descripción está compuesta por una serie de elementos ordenados, los elementos de descripción. La recuperación de la información se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripción. Con la descripción se obtienen instrumentos de trabajo, que pueden ser instrumentos de control (sirven para el orden interior de los fondos y documentos) e instrumentos de información (están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo). Los instrumentos clásicos de descripción guardan cierto paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales (fondo, sección, serie y unidad archivística).

GUÍAS

Su objetivo es informar sobre todos o parte de los fondos, describir las grandes agrupaciones documentales y facilitar información auxiliar. Contienen el autor-productor, la historia, un organigrama de los fondos, una descripción breve, el valor de los fondos, una bibliografía, los servicios existentes e información diversificada. Pueden ser de varios tipos: Censo-Guía (informa acerca de un gran número de archivos), Guía de fuentes (recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica), Guía orgánica (informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado) y Guía de archivo (informa sobre un solo archivo y sus fondos).

INVENTARIOS

Tienen como finalidad describir las series documentales según la disposición del cuadro de clasificación. Contienen el autor-productor, la historia, un organigrama, una descripción de las series con tipo, fechas, unidades y signatura correspondiente e información extensiva. Existen dos tipos: el inventario somero (para describir grandes volúmenes) y el inventario analítico (para describir fondos con mayor profundidad, llegando al nivel de los expedientes, incluye un área de mención de identidad y una de contexto y contenido).

CATÁLOGOS

Tienen como objetivo describir individual y exhaustivamente cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos. Contienen un conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares, asuntos de una o varias series, sin respetar así el orden natural. Consta de unos datos fundamentales: fecha, tipología, tradición, autor, destinatario, asunto o materia, descripción física y datos de localización.

TEMA 9: RETENCIÓN Y CONSERVACIÓN

EL EDIFICIO

Desde el punto de vista arquitectónico, un archivo es un edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios. Deberá estar ubicado lo más cerca posible de sus usuarios y lo más alejado posible de zonas peligrosas, teniendo siempre en cuenta el coste del terreno. Lo ideal es un emplazamiento suburbano y desdoblado en varios centros. Lo óptimo es construir un edificio para el archivo, de acuerdo con las necesidades de éste, pero en el caso de que sea necesario aprovechar otro edificio existente sería necesario remodelar su interior, pero en ambos casos de acuerdo con unas características arquitectónicas.

EL DEPÓSITO

Es el espacio más importante del archivo, en el que se encuentran los documentos; dedicaremos una buena parte del presupuesto anual para mantenerlo en condiciones ambientales y de entorno estables y de conservación. No debe situarse en plantas altas ni en sótanos. Lo ideal es en una primera planta, aislado del suelo y alejado de las cubiertas del edificio. Por lo general los depósitos ocupan el 60% de la superficie construida. Las recomendaciones internacionales de seguridad son entre 200 y 250 metros cuadrados, con la posibilidad de tener depósitos contiguos de la misma medida y separados por muros y cortafuegos.

En cuanto a la altura máxima, no debe superar los 2’50 metros. Se recomienda que el depósito esté aislado del resto de dependencias y dotado de mecanismos (muros, suelos, etc) resistentes al fuego, además de una fuerte resistencia mecánica, dada las cargas que soportará la estructura bajo el peso de la documentación. Las ventanas se orientarán hacia las fachadas de menor insolación e incidencia de vientos, serán de aluminio lacado o anonizado, con el máximo hermetismo. El vidrio debe ser inastillable, absorbente de radiaciones y aislante y las instalaciones de fontanería no deben atravesar estos locales.

CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

Deberemos tener en cuenta una serie de factores:

Factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar

La humedad uno de los principales problemas que causan la destrucción de gran parte del patrimonio documental. Podemos controlarla mediante la instalación de aire acondicionado o mediante aparatos deshumificadores. Lo adecuado es un 45/65% de humedad y temperatura entre 15 y 21ºC. La luz solar supone otro problema ya que los rayos ultravioleta atacan al papel y a las tintas mediante procesos destructivos de oxidación. Por ello evitaremos grandes ventanales (nunca más del 10% del muro) y que la luz incida directamente sobre la documentación o sus contenedores.

El polvo y la contaminación

Para reducir la presencia de polvo evitaremos su entrada desde el exterior mediante un sistema de aire acondicionado, aplicaremos revestimientos sintéticos a las paredes y techos para impedir que su desgaste genere polvo, recubriremos los suelos con materiales apropiados para que no se acumule el polvo y verificaremos regularmente la limpieza del depósito. En cuanto a la contaminación atmosférica, vuelve a ser el aire acondicionado la mejor solución para evitarla.

El fuego

La primera medida será emplear materiales de construcción y mobiliario incombustible. Otras son: evitar el paso de conducciones eléctricas sobre el recinto del edificio, puertas metálicas con holgura suficiente, vías de evacuación perfectamente señaladas, instalar sistemas de detección automática de humos y sistemas de extinción de fuegos en todas las plantas, con bocas de incendio y extintores portátiles y proteger contra descargas eléctricas atmosféricas.

Factores biológicos

Suelen ser roedores, insectos (los más perjudiciales son los xilófagos, como la carcoma o las termitas) y microorganismos (hongos y bacterias). Podemos evitarlos limpiando los depósitos regularmente, desinfectando los documentos cuando son ingresados, controlando la humedad y la temperatura y controlando que no haya orificios por donde quepan roedores.

La instalación eléctrica y de seguridad

Iluminación suficiente, pero sin excesos, con un interruptor general en la entrada y algunos más parciales en pasillos y paredes, las tomas de electricidad con cubiertas de seguridad y sistemas de protección antirrobo y para prevenir el vandalismo. Para evitar los robos en la sala de lectura basta con colocar el mostrador de control en una zona elevada de total visibilidad y que la sala no cuente ni con obstáculos ni recovecos.

EL MOBILIARIO

Independientemente del mobiliario adoptado, éste deberá cumplir unas características para la buena conservación de los documentos, como ser sólido, con un buen acabado físico y químico para evitar agresiones a los documentos, tener estanterías de acero cromado, contar con una buena ventilación y ser cómodo y de fácil acceso. Podemos dividir el mobiliario en tres sistemas: horizontal, vertical y para documentos enrollados.

SISTEMA HORIZONTAL

El más conocido son las cajoneras. Lo ideal es emplear cajoneras hechas a medida, con muchos cajones en los que no cupiesen más de 2 ó 3 documentos, o bien con cajones de consulta, que contienen un solo documento y pueden desmontarse y transportarse a la sala de consulta. Presentan un inconveniente: coste elevado.

SISTEMA VERTICAL

El más conocido son las estanterías o compactos, diseñados para que se depositen en ellos los volúmenes o cajas que contienen la documentación. Las estanterías fijas son más recomendables por ser abiertas y tener el peso de los documentos bien repartido, pero ocupan mucho espacio y no ofrecen ninguna protección en caso de incendio. Tampoco deben superar 1’80 m y la última balda debe estar a 15 cm del suelo.

Los compactus son el tipo de estantería más habitual en archivos actualmente. Son estanterías móviles, montadas sobre unos raíles y accionadas por un volante o bien por un sistema electrónico, aunque el sistema mas recomendable es uno mixto. Ocupan muy poco espacio y permiten almacenar gran cantidad de documentación y protegen a la documentación que albergan, pero tendremos que reforzar el suelo de los depósitos y mirar por la ventilación.

Los archivadores verticales están pensados para el almacenamiento de piezas de dimensiones medianas tales como grabados, planos, etc. Tienen medidas parecidas a las cajoneras, pero en forma de caja. Cuentan con dos sistemas para guardar la documentación: sistema de toro y sistema de percha.

Las mamparas múltiples son adecuadas para documentos de grandes dimensiones que no caben en el mobiliario que podemos encontrar en el mercado. Los documentos están protegidos dentro de armarios y quedan sujetos por presión encima de grandes plafones que corren sobre guías para poder desplazarse y ser consultados sin necesidad de desmontarlos. En los portaplanos horizontales los documentos son guardados en cajoneras de grandes dimensiones para evitar dobleces.

UNIDADES DE INSTALACIÓN/ SISTEMAS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL

Dependerán del espacio del que dispongamos, del mobiliario, del presupuesto que tengamos y de las características del documento, su estado de conservación y de las alteraciones que padezca. Así pues, está en enrollado (método aconsejable para la conservación y el posterior almacenaje de los documentos de gran formato cuando no se disponga de mobiliario horizontal adecuado), las carpetas (sistema clásico, válido para la conservación de los documentos pero muy incómodo para la consulta de los mismos), las carpetas con ventana-paspartú (indicadas para documentos de pequeño y medio formato y son recomendables para los documentos que se han de exponer frecuentemente).

Existen también los legajos (consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, y la documentación se deposita dentro), los sobres y camisas (protección individual tipo sobre o una camisa que protege los documentos) y las cajas de protección para libros y documentos (adecuadas para proteger libros con encuadernaciones ricas en materiales y en trabajo artesanal).

TEMA 8: SELECCIÓN Y VALORACIÓN

LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS

Desde su nacimiento, el documento posee un valor primario, que depende del fin por el que se creó y con el tiempo adquiere un valor secundario, también denominado histórico o permanente. En sus comienzos el documento tiene un valor administrativo, ya que se creó para plasmar la gestión de una actividad y posteriormente adquiere valores paralelos: valor legal, jurídico o probatorio. Otros valores que puede presentar un documento son el valor informativo y el valor intrínseco. Los valores de los documentos están relacionados con el ciclo de vida documental y con las etapas del archivo y nos ayudarán en la fase de eliminación.

CRITERIOS DE VALORACIÓN

La valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir los valores inherentes a los documentos y su gradación. Debe realizarse sobre la base de un conocimiento de toda la documentación de una institución y lo más objetivamente posible. En definitiva se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que rijan su destino. Schellenberg ha recogido una serie de criterios generales de carácter orientativo a partir de las experiencias de algunos países:

1. La jerarquía administrativa y funcional: El valor de los documentos depende, en gran medida, del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.

2. Los valores primarios: Son aquellos que poseen los documentos por el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor de gestión. Pueden ser de carácter administrativo, legal, fiscal, científico y tecnológico. Se trata de un criterio orientativo para estimar el valor futuro de los documentos, pues los que cuentan con un alto valor primario y presentan mayor frecuencia de consulta, presumiblemente alcanzarán en el futuro un gran valor histórico.

3. Los valores secundarios: Derivan de su importancia para la investigación. Pueden ser testimoniales ó informativos. Los testimoniales reflejan los orígenes y evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, estructura organizativa, normas de actuación, procedimientos y decisiones y son indispensables para la entidad creadora y para la investigación. En cuanto a los informativos, contribuyen a la investigación y al estudio de cualquier saber, pueden referirse a personas, cosas o fenómenos y para ser determinados deben tenerse en cuenta la exclusividad del documento, la forma en que se encuentra y la importancia que tienen para la investigación y la cultura.

ACTUACIONES BÁSICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas como identificación, valoración y selección de series documentales, aunque podríamos añadir observaciones y área de control. A la espera de la creación y funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos administrativos, el AGA ha seguido trabajando en un Plan de Identificación y Valoración de Series Documentales de las Conserjerías.

SELECCIÓN

Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor. Juega un papel muy importante la selección documental, que se produce en dos etapas sucesivas, una de carácter conceptual y otra de carácter práctico. En la primera etapa, partiendo de los valores identificados en la valoración, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.

En la segunda etapa se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado para cada caso, ahora bien, existe documentación con valor imperecedero o consistente pero que caduca y series que haya que conservar en su totalidad o que sólo se requiera conservar fragmentos.

La selección se realiza en tres grados sucesivos: depuración de los expedientes, una primera selección y una segunda selección.

MÉTODOS DE SELECCIÓN

Selección pieza por pieza: Consiste en la depuración previa realizada en las administraciones de origen. Las piezas son revisadas una por una para eliminar cualquier documento innecesario. Este método es imposible aplicarlo excepto en fondos muy pequeños ya que este estudio es muy lento y no sale rentable.

Selección cualitativa: Puede ser intrínseca o extrínseca. Se basa en determinar a priori un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la conservación o eliminación de cada documento. Puede ser a su vez alfabética (elegir aquellos expedientes cuyos apellidos comiencen por una o más iniciales), cronológica seleccionar la documentación de determinados años/ tomados al azar/ los considerados significativos o más importantes por los acontecimientos desarrollados), topográfica (elección de áreas geográficas cuya documentación es conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área) o combinada (combinación de los métodos anteriores).

Selección por muestreo: Consiste en la extracción de un cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad. En los archivos se aplican muestreos aleatorios (se conserva una muestra de manera objetiva, elegida al azar, pero no tiene por qué ser representativa) y sistemáticos (progresión aritmética de un número aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar).

CALENDARIO DE DISPOSICIÓN

Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. En él se especifica el destino concedido a cada serie. Deben ser elaborados por una comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento. Existen dos tipos de calendarios de disposición: generales (aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas) y especiales (conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas).

Los calendarios que cubren toda la producción de una administración o grupo de administraciones análogas se denominan calendarios integrales, y en caso contrario calendarios parciales. Los integrales consisten en una relación de series que, reproduciendo la estructura del cuadro de clasificación, indica para cada una de ellas los siguientes aspectos: código, tipología documental, tipo de conservación y tipo de destrucción. Deben ser revisados periódicamente.

ELIMINACIÓN

Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinado son destruidos. La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición. La documentación eliminada puede venderse como papel para reciclar, ser reutilizada o ser triturada. El problema de los productores es que eliminen documentación sin antes transferirla al archivo o que produzcan documentos de forma incontrolada. Por lo cual, la realización y el diálogo entre el productor y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.

TEMA 7: LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: NORMA ISO 15489

QUÉ ES LA NORMA ISO 15489

Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos, publicada en 2001 para conseguir una adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización. Consta de dos partes: ISO 15489-1:2001 (proporciona una guía sobre como gestionar cualquier tipo de documento de archivo) y ISO/TR 15489-2:2001 (informe técnico que proporciona una metodología para su implantación; basado en la metodología DIRKS, basada a su vez en la norma AS 4390).

METODOLOGÍA DE LA NORMA

La norma indica que deberemos seguir ocho pasos, descritos a continuación.

PASO A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

El objetivo principal de este paso es identificar y documentar el papel de nuestra organización, lo que nos dará una visión general de los puntos fuertes y débiles en las prácticas de gestión de documentos de nuestra organización, la actividad que desempeña y sus principales partes componentes.

Para llevar a cabo esta investigación deberemos realizar 4 tareas, para las cuales necesitaremos acceder a las fuentes de información internas, externas y a personal con un alto conocimiento de la organización.

Tarea 1. Determinar el alcance de la investigación.

En primer lugar deberemos identificar el marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización, los miembros internos y externos de la misma, las normas comerciales, sociales y éticas a las que se espera que haga frente, el tipo de trabajo llevado a cabo, la cultura corporativa (para conocer por qué y cómo trabaja la organización) y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos.

Podremos recavar esta información identificando la organización y su contexto administrativo, legal, normativo y comercial e identificando la cultura corporativa.

Tarea 2. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

Consiste en documentar el contexto de la organización. Para ello comprobaremos previamente si ya se ha realizado algún análisis corporativo de la misma. Si con este material y nuestro conocimiento no podemos documentar el contexto de la organización, acudiremos a las fuentes documentales internas (página web de la organización, informes anuales, planes corporativos y políticas y procedimientos internos) y externas (legislación relacionada con la gestión de documentos y las funciones administrativas; normativas que afecten a la organización; informes y directrices emitidos por una auditoría, atención de quejas u otras entidades; normas relevantes para la organización).

Una vez tenemos la información necesaria deberemos validarla mediante una entrevista con el personal de la misma. Los pasos que seguiremos serán: determinar a quién vamos a entrevistar (mediante el organigrama de la organización), organizar la entrevista (duración), preparar las cuestiones, conducir la entrevista (lugar, uso de grabadora) y redactar notas.

Tarea 3. Documentar nuestra investigación.

Reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas y las notas relacionadas con cada una de éstas.

Tarea 4. Preparar un informe.

Éste deberá recoger los principales resultados de la investigación preliminar y recomendaciones acerca del alcance, realización y viabilidad del proyecto de gestión de documentos.

PASO B: ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

El objetivo de este paso es establecer un modelo que identifique qué hace la organización y cómo trabaja. El resultado de este análisis nos indicará la relación entre las actividades de la organización y los documentos producto y evidencia de las mismas.

Para ello existen dos tipos de análisis: el análisis jerárquico/funcional (proporciona la base para el desarrollo del sistema de clasificación de la actividad) y el análisis de procesos (proporciona la base para el desarrollo del mapa de procesos). También deberemos tener en cuenta los objetivos y estrategias de la organización, causantes a largo plazo de la producción de documentos. Distinguimos tres etapas:

Etapa 1. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

Deberemos acudir al registro de fuentes realizado en el paso anterior, que nos proporcionará información de lo que hace la organización y cómo. Por ejemplo, los manuales de procedimientos o la legislación.

Etapa 2. Identificar y documentar cada función, actividad y transacción.

Se recomienda seguir los siguientes pasos: usar las fuentes para identificar los objetivos y estrategias de la organización; conceptualizar las funciones generales de la organización; identificar las actividades que componen las funciones documentadas, identificar las transacciones asociadas con cada actividad e identificar los documentos generados como fruto y evidencia de las transacciones detectadas en el paso anterior; comprobar los resultados obtenidos.

Etapa 3. Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desempeñada por la organización y el mapa de procesos de la misma.

La estructura del sistema de clasificación consiste en tantos niveles como complejidad de las funciones de la organización. Debe haber un 1er nivel que comprenda todas las funciones, de cada una de las cuales cuelgan las actividades relacionadas con ésta (2º nivel). Y de cada actividad derivan las transacciones y procesos necesarios para llevarlas a cabo (3er nivel). El sistema de clasificación también debe incluir información sobre legislación y sobre riesgos asociados con cada función o actividad.

PASO C: IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

El objetivo de este paso es identificar los requerimientos que debe cumplir la organización y documentarlos de forma estructurada con el fin de garantizar y guardar evidencia de sus actividades. La naturaleza de la organización y el contexto en el que opera dictará si es necesario crear evidencias, de qué tipo y forma y su duración.

Existen dos tipos de requerimientos funcionales, los internos (implicados por el entorno comercial o sociopolítico) y los externos (definidos explícitamente en leyes, normativas y otros instrumentos de autoridad). La identificación de los requerimientos proporciona la base para la creación, mantenimiento y disposición de documentos, el diseño de sistemas que capturen y mantengan documentos y medir el funcionamiento de los sistemas existentes. El proceso consta de tres etapas:

Etapa 1. Analizar fuentes de información relevantes.

Éstas son las internas, las externas y el personal de la organización. Cada una aportará una información diferente, por lo que será tratada de forma distinta.

Etapa 2. Identificación de requerimientos.

R. legales/normativos: para determinarlos debemos estudiar las fuentes legales que afectan a las funciones y actividad de la organización. Éstas pueden estar disponibles online, permitiéndonos realizar búsquedas, o impresas. También podemos examinar las políticas corporativas y procedimentales y realizar una entrevista al personal.

R. operacionales: para identificarlos deberemos examinar las políticas y directrices internas y los manuales de procedimiento, además de entrevistarnos con el personal experto. Si se producen cambios en las necesidades de la organización, deberá evaluarse e identificarse de nuevo estos requerimientos.

R. sociales: son las expectativas de la comunidad y pueden estar o no reflejadas en los requerimientos anteriormente identificados.

Etapa 3. Documentar los requerimientos identificados.

Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos. Éstos tienden a cambiar y habrá que actualizarlos periódicamente, por lo que el formato deberá ser fácil de mantener. Para documentar los requerimientos podemos emplear hojas de cálculo, bases de datos o tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto. Tendremos que decidir el tipo de información que registraremos, su estructura y cómo representaremos los enlaces.

Normalmente deberemos incluir el nombre de la fuente, la fecha en que entra en vigor, una descripción, el párrafo, cláusula, etc. de la fuente donde aparece el requerimiento, una descripción del requerimiento, la necesidad que lo cubre, a qué se aplica, los riesgos que se corre si no se hace frente al requerimiento, etc.

Una vez identificados los requerimientos, obtendremos un listado de requerimientos, los riesgos, un marco de trabajo intelectual que respalda las decisiones de valoración y disposición, las limitaciones organizacionales y los pasos D, E y F, descritos a continuación.

PASO D: EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES

El objetivo principal es comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos. En caso de que exista, realizaremos una comparativa con los requerimientos establecidos en el paso anterior.

Etapa 1. Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización.

Los sistemas de gestión de información con los que podemos encontrarnos en nuestra organización pueden estar basados en documentos en papel totalmente, exclusivamente electrónicos o también podemos localizar sistemas híbridos.

Etapa 2. Analizar los sistemas existentes.

En esta etapa se identifica en qué medida estos sistemas satisfacen las necesidades de evidencia de nuestra organización.

Etapa 3. Preparar un informe como resultado de la anterior identificación y análisis.

Consiste en recoger los puntos anteriores en un informe global antes de que se vaya a comenzar a diseñar o rediseñar los sistemas existentes.

PASO E: IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA SATISFACER LOS REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

El objetivo de este paso es determinar cuáles serían las políticas, normas, etc. que debería adoptar la organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso D y así hacer frente a los requerimientos establecidos en el C. Seguiremos 4 etapas:

Etapa 1. Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.

Podemos hablar de cuatro enfoques que pueden ayudar a la organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos. En primer lugar tenemos un enfoque basado en políticas, estrategia que implica el establecimiento y promulgación de principios que ejerzan influencia en la gestión de documentos dentro de la organización. En segundo lugar tenemos un enfoque basado en el diseño, es decir, aplicado principalmente a los componentes técnicos de los sistemas de gestión de documentos.

En tercer lugar tenemos un enfoque de implementación específica, que consiste en el desarrollo de una configuración de software y hardware. Puede ser intrusiva o invisible. El personal debería recibir una formación continua. En cuarto lugar tenemos un enfoque de desarrollo e implementación de normas, ya sean para el almacenamiento de documentos, normas de aplicación, etc.

Etapa 2. Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.

Etapa 3. Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.

Etapa 4. Adoptar la estrategia más adecuada (lo mejor suele ser adoptar una solución mixta).

PASO F: DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Un buen sistema necesitará una infraestructura de apoyo adecuada. En su creación podremos decidir revisar las políticas y procedimientos relacionados con la gestión de documentos, mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión de información e incrementar la formación de los responsables de la gestión de documentos, desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para áreas de alto riesgo de nuestra organización y para la organización en su totalidad.

A lo largo de esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño con los requerimientos de gestión, preguntando a los usuarios sobre los elementos que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta que queden satisfechas estas necesidades.

PASO G: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica.

PASO H: REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN. EVALUACIÓN DEL SISTEMA Y COMPROBACIÓN DE LA VIABILIDAD DEL MISMO.

Este chequeo se realizará de forma periódica con el fin de subsanar posibles deficiencias.

TEMA 6: LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Ó RECORDS MANAGEMENT

CONCEPTO Y APLICACIÓN EN MODELOS ADMIN. NACIONALES

Según ICA y UNESCO, la gestión de documentos ó records management consiste en un conjunto de operaciones archivísticas llevadas a cabo durante el ciclo de utilización de los documentos (desde su creación o recepción hasta su eliminación o transferencia a otra institución), con el fin de asegurar la economía y la eficacia.

Rhoads también asegura que un programa de gestión de documentos eficaz aportará beneficios económicos, efectividad en la planificación de actividades de gobierno, economías de eficacia y un uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía. Argumenta que la diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos (mínimo, mínimo incrementado, intermedio y óptimo), a partir del modelo norteamericano.

En la aplicación a modelos administrativos nacionales deberemos considerar los siguientes aspectos: el apoyo de una institución de archivos a nivel nacional, una buena planificación, importancia de una normalización tecnológica, disponer de cuadros de clasificación, una conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo, una conciencia de cuál es el papel que desarrollará el profesional de archivos, la formación del personal que se encargará de los archivos, un análisis de las tradiciones administrativas propias y de otros países y una conciencia del respaldo de las nuevas tecnologías.

LAS FASES DEL TRATAMIENTO

Siguiendo el modelo norteamericano, podemos hablar de tres fases dentro de la gestión de documentos: creación, mantenimiento y uso y disposición. En la fase de creación de los documentos intervienen el diseño y la gestión de formularios, la preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices y el desarrollo de sistemas de información. Sin embargo, la introducción de la informática obligará a un replanteamiento general de estas responsabilidades.

Durante el mantenimiento y el uso de los documentos interviene el desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación, la gestión de expedientes, correo y telecomunicaciones, la selección de máquinas copiadoras, la administración de los depósitos intermedios y la aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos procesos. Finalmente, en la fase de disposición interviene la identificación y descripción de series de documentos, el desarrollo de cuadros de retención y disposición de los documentos y la selección y transferencia de los documentos de valor permanente a la institución de archivos.

Michel Roberge, en su Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos, hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos: el cuadro de clasificación (estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros); el calendario de conservación (elaborado a partir de la estructura de clasificación, fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos) y el inventario (describe cada uno de los documentos e indica el lugar donde se hallan conservados).

MODELOS NACIONALES DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Existen dos grandes modelos de gestión de documentos, diferentes entre ellos. Por un lado el norteamericano, inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición y preocupado por los beneficios y las economías resultantes de una buena gestión de documentos y por otro lado el europeo o de Quebec, que no es uniforme.

En el modelo norteamericano, la gestión de los documentos se encuentra integrada en el engranaje administrativo federal. La fuerte incidencia del factor económico propicia que prevalezca la rentabilidad sobre el concepto “patrimonio cultural”. Los principios teóricos se formularon con la práctica. Las agencias federales toman la iniciativa de hacer frente al problema causado en las fases de creación y mantenimiento y uso. Su interés por la gestión cotidiana de los documentos y el interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico llevan a la creación de records centers y records schedules.

El National Archives and Records Administration es el organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal. La gestión de documentos ha evolucionado hacia la Information Resources Management, donde participan otros profesionales tales como bibliotecarios, documentalistas e informáticos. Este modelo ha sido respaldado por el CIA y la UNESCO y constituye el punto referencia obligado para el resto de países.

En cuanto al modelo de Quebec cabe destacar su gran vitalismo a partir de los años 80, cuando se desarrollaron las principales leyes que atañen a la gestión de documentos. Debemos distinguir dos modelos de gestión: el Québec francófono y el Québec anglófono. Los Archivos Nacionales son los encargados de ejercer las funciones de control desde la creación y a lo largo de las fases del ciclo de vida de los documentos. Aparece la figura de un profesional: el gestionnaire.

Se le otorga gran importancia a la clasificación, el calendario de conservación y el inventario de documentos, lo que ha dado lugar a un debate a nivel teórico entre dos corrientes archivísticas en el ámbito universitario. Una prioriza las necesidades de la Administración; otra, la protección de los documentos con valor histórico. Este modelo otorga especial importancia al papel de las nuevas tecnologías en la gestión de la documentación administrativa.

En el modelo europeo podemos distinguir entre el modelo de países germánicos, Italia e Inglaterra y el modelo francés. El primero arranca en el s. XVI bajo la responsabilidad de la Administración, que cuenta con personal especializado, encargado del control e inspección. Los archivos corrientes e intermedios se encuentran centralizados en un único servicio o distribuidos en diferentes unidades administrativas. Existen cuadros de clasificación y calendarios de conservación. Una vez la documentación ha llegado a los archivos, los archiveros pueden hacer uso del principio de procedencia.

Por otro lado, el modelo francés (préarchivage), no contó con funcionarios específicamente formados, teniendo que formar personal en los ministerios y el desarrollo legislativo fue escaso. Las administraciones no fueron capaces de generar una estructura organizativa responsable de los documentos corrientes hasta 1969. La clasificación de la documentación está legalmente preestablecida desde el siglo pasado para la documentación generada por los ministerios, departamentos, municipios y hospitales. Cada vez se da más importancia a los cuadros de conservación y eliminación. Los Archivos Nacionales apenas intervienen en la fase de creación de los documentos, no se interesan por las necesidades de la Administración.

Acabaremos hablando de la gestión de documentos en España, donde no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y la gestión de documentos. La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en este ámbito está presidida por el interés en la normalización. Para ello se realizó el Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales, que supone la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico. A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Presentación

miércoles, 14 de abril de 2010

¡Primera entrada! Este blog se dedicará a la publicación de los resúmenes de los temas de la asignatura Archivística.