miércoles, 5 de mayo de 2010
EL EDIFICIO
Desde el punto de vista arquitectónico, un archivo es un edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios. Deberá estar ubicado lo más cerca posible de sus usuarios y lo más alejado posible de zonas peligrosas, teniendo siempre en cuenta el coste del terreno. Lo ideal es un emplazamiento suburbano y desdoblado en varios centros. Lo óptimo es construir un edificio para el archivo, de acuerdo con las necesidades de éste, pero en el caso de que sea necesario aprovechar otro edificio existente sería necesario remodelar su interior, pero en ambos casos de acuerdo con unas características arquitectónicas.
EL DEPÓSITO
Es el espacio más importante del archivo, en el que se encuentran los documentos; dedicaremos una buena parte del presupuesto anual para mantenerlo en condiciones ambientales y de entorno estables y de conservación. No debe situarse en plantas altas ni en sótanos. Lo ideal es en una primera planta, aislado del suelo y alejado de las cubiertas del edificio. Por lo general los depósitos ocupan el 60% de la superficie construida. Las recomendaciones internacionales de seguridad son entre 200 y 250 metros cuadrados, con la posibilidad de tener depósitos contiguos de la misma medida y separados por muros y cortafuegos.
En cuanto a la altura máxima, no debe superar los 2’50 metros. Se recomienda que el depósito esté aislado del resto de dependencias y dotado de mecanismos (muros, suelos, etc) resistentes al fuego, además de una fuerte resistencia mecánica, dada las cargas que soportará la estructura bajo el peso de la documentación. Las ventanas se orientarán hacia las fachadas de menor insolación e incidencia de vientos, serán de aluminio lacado o anonizado, con el máximo hermetismo. El vidrio debe ser inastillable, absorbente de radiaciones y aislante y las instalaciones de fontanería no deben atravesar estos locales.
CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD
Deberemos tener en cuenta una serie de factores:
Factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar
La humedad uno de los principales problemas que causan la destrucción de gran parte del patrimonio documental. Podemos controlarla mediante la instalación de aire acondicionado o mediante aparatos deshumificadores. Lo adecuado es un 45/65% de humedad y temperatura entre 15 y 21ºC. La luz solar supone otro problema ya que los rayos ultravioleta atacan al papel y a las tintas mediante procesos destructivos de oxidación. Por ello evitaremos grandes ventanales (nunca más del 10% del muro) y que la luz incida directamente sobre la documentación o sus contenedores.
El polvo y la contaminación
Para reducir la presencia de polvo evitaremos su entrada desde el exterior mediante un sistema de aire acondicionado, aplicaremos revestimientos sintéticos a las paredes y techos para impedir que su desgaste genere polvo, recubriremos los suelos con materiales apropiados para que no se acumule el polvo y verificaremos regularmente la limpieza del depósito. En cuanto a la contaminación atmosférica, vuelve a ser el aire acondicionado la mejor solución para evitarla.
El fuego
La primera medida será emplear materiales de construcción y mobiliario incombustible. Otras son: evitar el paso de conducciones eléctricas sobre el recinto del edificio, puertas metálicas con holgura suficiente, vías de evacuación perfectamente señaladas, instalar sistemas de detección automática de humos y sistemas de extinción de fuegos en todas las plantas, con bocas de incendio y extintores portátiles y proteger contra descargas eléctricas atmosféricas.
Factores biológicos
Suelen ser roedores, insectos (los más perjudiciales son los xilófagos, como la carcoma o las termitas) y microorganismos (hongos y bacterias). Podemos evitarlos limpiando los depósitos regularmente, desinfectando los documentos cuando son ingresados, controlando la humedad y la temperatura y controlando que no haya orificios por donde quepan roedores.
La instalación eléctrica y de seguridad
Iluminación suficiente, pero sin excesos, con un interruptor general en la entrada y algunos más parciales en pasillos y paredes, las tomas de electricidad con cubiertas de seguridad y sistemas de protección antirrobo y para prevenir el vandalismo. Para evitar los robos en la sala de lectura basta con colocar el mostrador de control en una zona elevada de total visibilidad y que la sala no cuente ni con obstáculos ni recovecos.
EL MOBILIARIO
Independientemente del mobiliario adoptado, éste deberá cumplir unas características para la buena conservación de los documentos, como ser sólido, con un buen acabado físico y químico para evitar agresiones a los documentos, tener estanterías de acero cromado, contar con una buena ventilación y ser cómodo y de fácil acceso. Podemos dividir el mobiliario en tres sistemas: horizontal, vertical y para documentos enrollados.
SISTEMA HORIZONTAL
El más conocido son las cajoneras. Lo ideal es emplear cajoneras hechas a medida, con muchos cajones en los que no cupiesen más de 2 ó 3 documentos, o bien con cajones de consulta, que contienen un solo documento y pueden desmontarse y transportarse a la sala de consulta. Presentan un inconveniente: coste elevado.
SISTEMA VERTICAL
El más conocido son las estanterías o compactos, diseñados para que se depositen en ellos los volúmenes o cajas que contienen la documentación. Las estanterías fijas son más recomendables por ser abiertas y tener el peso de los documentos bien repartido, pero ocupan mucho espacio y no ofrecen ninguna protección en caso de incendio. Tampoco deben superar 1’80 m y la última balda debe estar a 15 cm del suelo.
Los compactus son el tipo de estantería más habitual en archivos actualmente. Son estanterías móviles, montadas sobre unos raíles y accionadas por un volante o bien por un sistema electrónico, aunque el sistema mas recomendable es uno mixto. Ocupan muy poco espacio y permiten almacenar gran cantidad de documentación y protegen a la documentación que albergan, pero tendremos que reforzar el suelo de los depósitos y mirar por la ventilación.
Los archivadores verticales están pensados para el almacenamiento de piezas de dimensiones medianas tales como grabados, planos, etc. Tienen medidas parecidas a las cajoneras, pero en forma de caja. Cuentan con dos sistemas para guardar la documentación: sistema de toro y sistema de percha.
Las mamparas múltiples son adecuadas para documentos de grandes dimensiones que no caben en el mobiliario que podemos encontrar en el mercado. Los documentos están protegidos dentro de armarios y quedan sujetos por presión encima de grandes plafones que corren sobre guías para poder desplazarse y ser consultados sin necesidad de desmontarlos. En los portaplanos horizontales los documentos son guardados en cajoneras de grandes dimensiones para evitar dobleces.
UNIDADES DE INSTALACIÓN/ SISTEMAS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL
Dependerán del espacio del que dispongamos, del mobiliario, del presupuesto que tengamos y de las características del documento, su estado de conservación y de las alteraciones que padezca. Así pues, está en enrollado (método aconsejable para la conservación y el posterior almacenaje de los documentos de gran formato cuando no se disponga de mobiliario horizontal adecuado), las carpetas (sistema clásico, válido para la conservación de los documentos pero muy incómodo para la consulta de los mismos), las carpetas con ventana-paspartú (indicadas para documentos de pequeño y medio formato y son recomendables para los documentos que se han de exponer frecuentemente).
Existen también los legajos (consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, y la documentación se deposita dentro), los sobres y camisas (protección individual tipo sobre o una camisa que protege los documentos) y las cajas de protección para libros y documentos (adecuadas para proteger libros con encuadernaciones ricas en materiales y en trabajo artesanal).
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