TEMA 10: ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN

miércoles, 5 de mayo de 2010

APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE RESPETO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL A LOS FONDOS DE ARCHIVO

Los documentos deben tratarse de acuerdo con el orden de procedencia y, dentro de cada serie, con el orden en que fueron producidos. Si se sigue este modo de organización, el archivo será reflejo de la institución que lo creó. Para lograrlo existen dos vías: la historia de la entidad y la propia organización del fondo. Hay que tener en cuenta que el documento de archivo no tiene razón de ser si no es en cuanto a que pertenece a un conjunto.

El arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas que podemos clasificar como: clasificar los fondos, ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental y elaborar un cuadro o esquema de clasificación. Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tipos documentales, y se desarrollan de acuerdo a los expedientes y a la principal agrupación documental: la serie.

LOS DOCUMENTOS: TIPOS DOCUMENTALES

Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa. Tomando como referencia el Manual de documentos administrativos de Mª Luisa Conde, podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques: documentos de decisión (resoluciones y acuerdos), documentos de transmisión (comunicaciones, notificaciones y publicaciones), documentos de constancia (actas y certificados), documentos de juicio (informes) y documentos de los ciudadanos (solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos).

El análisis de tipos documentales es fundamental para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración y, por ende, para el tratamiento de las series.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: EXPEDIENTES Y SERIES

LOS EXPEDIENTES

El término expediente procede del verbo latino “expedire”, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto. Ha sido definido en numerosas ocasiones, entre ellos por el Diccionario de Terminología Archivística, pero todos coinciden en que el expediente constituye la pieza fundamental en torno a la cual gira toda la actividad de una oficina administrativa y en que se forma mediante la agregación de documentos, pruebas, etc.

Los expedientes constan de cuatro partes: los documentos, producidos e insertados de manera sucesiva. Se clasifican en dos tipos: por su tradición (documentos originales o no originales) y por su contenido (esenciales o de enlace). La carpetilla o guarda exterior, que contiene y agrupa los documentos y contiene ciertas informaciones. El extracto o resumen y la relación de contenido, una breve descripción de cada documento con su fecha y número de orden que permite conocer la tramitación seguida y así localizar los documentos más importantes.

La tramitación suele constar de: iniciación (procedimientos realizados de oficio o por solicitud de una persona interesada), procedimiento (los interesados en cualquier momento del procedimiento van produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho), finalización (mediante resolución, desistimiento, renuncia o caducidad) y ejecución (la ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento).

Los expedientes se ordenan siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su tramitación: primero el documento que le da origen y a continuación el resto en orden cronológico, numerados, para localizar rápidamente los documentos y reordenarlos en caso de utilización negligente.

Debemos tener cuidado con no dejar documentos sueltos, evitar la multiplicidad y la dispersión, no extraer documentos originales de los expedientes en tramitación, no extraer documentos originales de los expedientes cerrados para constituir nuevos expedientes, respetar el orden natural, grapar cada oficio con su respuesta, agrupar el documento principal con los que le acompañan, identificar cada expediente en la carpetilla y dejar constancia cada vez que se extraiga un documento.

LAS SERIES

Existen numerosas definiciones de serie documental, pero todas coinciden en que son un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad, agrupados de manera continua y siguiendo una misma norma jurídica o de procedimiento.

Las series documentales pueden clasificarse mediante el establecimiento de agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos con el fin de proporcionar una estructura lógica a los documentos y facilitar su localización conceptual. Existen tres tipos de clasificaciones: clasificación funcional (los documentos se agrupan según la función de que son reflejo o según las actividades de que son resultado), clasificación orgánica (agrupación según las estructuras administrativas de las organizaciones de las que emanan) y clasificación por materias (es antinatural, no refleja la estructura y funciones de la organización).

Deberemos elegir un sistema de clasificación estable, objetivo y que se sustente de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado.

ORDENACIÓN FÍSICA

Consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos con arreglo a cierto método, a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación. En primer lugar deberemos ordenar las secciones de acuerdo con su nivel jerárquico. A continuación ordenaremos las series dentro de las secciones, siguiendo el orden determinado por su importancia u otros criterios. Entonces ordenaremos los documentos dentro de las series, cronológicamente, alfabéticamente, numéricamente o por conceptos. Finalmente nos encargaremos de la instalación de las unidades físicas.

LA DESCRIPCIÓN DE MATERIAL DE ARCHIVO

La descripción es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados sin necesidad de emplear el documento original. Para ello requeriremos una normalización en primer lugar de la tipología documental y en segundo lugar una normalización del cuadro de clasificación. Cuando hablamos de descripción formal o definitiva nos referimos a la que tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas.

Cada descripción está compuesta por una serie de elementos ordenados, los elementos de descripción. La recuperación de la información se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripción. Con la descripción se obtienen instrumentos de trabajo, que pueden ser instrumentos de control (sirven para el orden interior de los fondos y documentos) e instrumentos de información (están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo). Los instrumentos clásicos de descripción guardan cierto paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales (fondo, sección, serie y unidad archivística).

GUÍAS

Su objetivo es informar sobre todos o parte de los fondos, describir las grandes agrupaciones documentales y facilitar información auxiliar. Contienen el autor-productor, la historia, un organigrama de los fondos, una descripción breve, el valor de los fondos, una bibliografía, los servicios existentes e información diversificada. Pueden ser de varios tipos: Censo-Guía (informa acerca de un gran número de archivos), Guía de fuentes (recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica), Guía orgánica (informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado) y Guía de archivo (informa sobre un solo archivo y sus fondos).

INVENTARIOS

Tienen como finalidad describir las series documentales según la disposición del cuadro de clasificación. Contienen el autor-productor, la historia, un organigrama, una descripción de las series con tipo, fechas, unidades y signatura correspondiente e información extensiva. Existen dos tipos: el inventario somero (para describir grandes volúmenes) y el inventario analítico (para describir fondos con mayor profundidad, llegando al nivel de los expedientes, incluye un área de mención de identidad y una de contexto y contenido).

CATÁLOGOS

Tienen como objetivo describir individual y exhaustivamente cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos. Contienen un conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares, asuntos de una o varias series, sin respetar así el orden natural. Consta de unos datos fundamentales: fecha, tipología, tradición, autor, destinatario, asunto o materia, descripción física y datos de localización.