miércoles, 5 de mayo de 2010
LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Desde su nacimiento, el documento posee un valor primario, que depende del fin por el que se creó y con el tiempo adquiere un valor secundario, también denominado histórico o permanente. En sus comienzos el documento tiene un valor administrativo, ya que se creó para plasmar la gestión de una actividad y posteriormente adquiere valores paralelos: valor legal, jurídico o probatorio. Otros valores que puede presentar un documento son el valor informativo y el valor intrínseco. Los valores de los documentos están relacionados con el ciclo de vida documental y con las etapas del archivo y nos ayudarán en la fase de eliminación.
CRITERIOS DE VALORACIÓN
La valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir los valores inherentes a los documentos y su gradación. Debe realizarse sobre la base de un conocimiento de toda la documentación de una institución y lo más objetivamente posible. En definitiva se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que rijan su destino. Schellenberg ha recogido una serie de criterios generales de carácter orientativo a partir de las experiencias de algunos países:
1. La jerarquía administrativa y funcional: El valor de los documentos depende, en gran medida, del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.
2. Los valores primarios: Son aquellos que poseen los documentos por el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor de gestión. Pueden ser de carácter administrativo, legal, fiscal, científico y tecnológico. Se trata de un criterio orientativo para estimar el valor futuro de los documentos, pues los que cuentan con un alto valor primario y presentan mayor frecuencia de consulta, presumiblemente alcanzarán en el futuro un gran valor histórico.
3. Los valores secundarios: Derivan de su importancia para la investigación. Pueden ser testimoniales ó informativos. Los testimoniales reflejan los orígenes y evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, estructura organizativa, normas de actuación, procedimientos y decisiones y son indispensables para la entidad creadora y para la investigación. En cuanto a los informativos, contribuyen a la investigación y al estudio de cualquier saber, pueden referirse a personas, cosas o fenómenos y para ser determinados deben tenerse en cuenta la exclusividad del documento, la forma en que se encuentra y la importancia que tienen para la investigación y la cultura.
ACTUACIONES BÁSICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas como identificación, valoración y selección de series documentales, aunque podríamos añadir observaciones y área de control. A la espera de la creación y funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos administrativos, el AGA ha seguido trabajando en un Plan de Identificación y Valoración de Series Documentales de las Conserjerías.
SELECCIÓN
Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor. Juega un papel muy importante la selección documental, que se produce en dos etapas sucesivas, una de carácter conceptual y otra de carácter práctico. En la primera etapa, partiendo de los valores identificados en la valoración, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.
En la segunda etapa se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado para cada caso, ahora bien, existe documentación con valor imperecedero o consistente pero que caduca y series que haya que conservar en su totalidad o que sólo se requiera conservar fragmentos.
La selección se realiza en tres grados sucesivos: depuración de los expedientes, una primera selección y una segunda selección.
MÉTODOS DE SELECCIÓN
Selección pieza por pieza: Consiste en la depuración previa realizada en las administraciones de origen. Las piezas son revisadas una por una para eliminar cualquier documento innecesario. Este método es imposible aplicarlo excepto en fondos muy pequeños ya que este estudio es muy lento y no sale rentable.
Selección cualitativa: Puede ser intrínseca o extrínseca. Se basa en determinar a priori un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la conservación o eliminación de cada documento. Puede ser a su vez alfabética (elegir aquellos expedientes cuyos apellidos comiencen por una o más iniciales), cronológica seleccionar la documentación de determinados años/ tomados al azar/ los considerados significativos o más importantes por los acontecimientos desarrollados), topográfica (elección de áreas geográficas cuya documentación es conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área) o combinada (combinación de los métodos anteriores).
Selección por muestreo: Consiste en la extracción de un cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad. En los archivos se aplican muestreos aleatorios (se conserva una muestra de manera objetiva, elegida al azar, pero no tiene por qué ser representativa) y sistemáticos (progresión aritmética de un número aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar).
CALENDARIO DE DISPOSICIÓN
Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. En él se especifica el destino concedido a cada serie. Deben ser elaborados por una comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento. Existen dos tipos de calendarios de disposición: generales (aplicados a series documentales que son comunes a todas las administraciones centrales y a muchas de ellas) y especiales (conciernen únicamente a las series documentales de una administración dada o de un grupo de administraciones emparentadas).
Los calendarios que cubren toda la producción de una administración o grupo de administraciones análogas se denominan calendarios integrales, y en caso contrario calendarios parciales. Los integrales consisten en una relación de series que, reproduciendo la estructura del cuadro de clasificación, indica para cada una de ellas los siguientes aspectos: código, tipología documental, tipo de conservación y tipo de destrucción. Deben ser revisados periódicamente.
ELIMINACIÓN
Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinado son destruidos. La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición. La documentación eliminada puede venderse como papel para reciclar, ser reutilizada o ser triturada. El problema de los productores es que eliminen documentación sin antes transferirla al archivo o que produzcan documentos de forma incontrolada. Por lo cual, la realización y el diálogo entre el productor y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.
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