LA NORMALIZACIÓN COMO PUNTO DE PARTIDA
Una norma es una regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. Normalizar es regularizar o poner en orden lo que no estaba, ajustar a un modelo o norma. En archivística la normalización afecta a la gestión documental, a la administración de archivos a través de reglamentos y al tratamiento de los documentos en su organización y descripción. No puede empezarse por el final ni entenderse como algo aislado e independiente. Por ello hay que empezar por los conceptos base.
EVALUACIÓN DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
EL CASO DE EEUU
En los años 80 Steven Hensel intentó elaborar un manual que permitiera describir cualquier tipo de documento de archivo y que destacara los aspectos de la descripción archivística frente a los de la descripción bibliográfica; sin olvidar los principios básicos y la estructura de las AACR2. En 1983 aparece Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM), la primera obra de carácter normativo específicamente archivística, dedicada a la descripción y a los puntos de acceso. Es adoptado como norma para la descripción de documentos por grandes centros y redes bibliográficas norteamericanas. Aunque APPM tiene su origen en las AACR2, las diferencias con éstas son numerosas en cuanto a contenido, principios y estructura.
También merece atención el USMARC AMC, que nace para sustentar la creación de un sistema nacional de información archivística. Presenta la misma configuración que el resto de los formatos MARC, integrados por tres tipos de datos: estructura, indicadores de contenido y contenido. Sin embargo presenta cambios en el aparatado de contenido: eliminación de áreas innecesarias, adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística y creación de nuevos campos.
EL CASO DE GRAN BRETAÑA
En el campo de la descripción archivística en Gran Bretaña, el proyecto más importante fue el Archival Description Project, puesto en marcha en 1984 con este objetivo. En 1986 se publicó el Manual of Archival Descripction (MAD1) de Michael Cook. Más tarde apareció el MAD User Guide, una breve guía general de la primera edición del MAD. En 1989 apareció el MAD2 que incluía más reglas y regulación más precisa, más formatos para la elaboración de instrumentos de descripción y unas reglas específicas para tipos de documentos determinados.
A finales del 2000 apareció la tercera edición del MAD, con el objetivo general de sistematizar y codificar, lo más posible, la práctica tradicional. Se encuentra dividido en cinco partes: introducción general, elementos y estructura de la descripción archivística, formatos de descripción recomendados, ejemplos prácticos, recomendaciones para la descripción de algunos tipos documentales concretos y de docs en soportes especiales. Los datos de descripción se encuentran divididos en dos sectores: el sector de descripción archivística y el sector de información de gestión, cada uno de ellos con sus áreas y subáreas.
EL CASO DE CANADÁ
En Canadá el proceso de normalización se inició en los 80 y en los 90 se publicó las Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA), de valor normativo, redactadas por varias comisiones de archiveros pertenecientes a las asociaciones profesionales. Los archiveros canadienses usarán todas las áreas de la descripción bibliográfica, adaptando aquéllas de contenido bibliográfico para incluir datos de carácter archivístico y crearán áreas nuevas, como la de descripción de documentos de archivo.
Las RDDA para cada uno de los niveles de descripción existentes permite la aportación de información, a su vez, en dos niveles diferentes. El primero formado por la información mínima necesaria para identificar y describir la unidad documental objeto de nuestro análisis. El segundo recoge todos los elementos posibles que pueden aportar las reglas y sirven para completar la descripción. La principal aportación de las RDDA ha sido definir los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción.
COMPARACIÓN
Tanto la APPM como las RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliográfico. Ambas están basadas en las AACR2. Las mayores novedades que presentan estas normas son relativas a: el uso de la estructura, signos de puntuación y formato general de la descripción bibliográfica para la descripción archivística; el mayor carácter técnico de la normativa sobre descripción en varios niveles y sobre profundidad de la descripción; y el establecimiento de reglas precisas para la descripción de documentos en soportes especiales, siguiendo las pautas marcadas por MAD2. La RDDA y la APPM se diferencian por la amplitud de las obras y en la estructura.
LA NORMA ISAD (G)
DESARROLLO DE LA NORMA ISAD (G)
La publicación de manuales de descripción demostró a la comunidad archivística internacional la utilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos. Sin embargo, cada país contaba con una metodología, instrumentos de descripción y terminología diferentes, así que era necesario que la norma fuera dictada por un organismo internacional reconocido por la comunidad archivística mundial (CIA).
Con este fin se realizaron reuniones en Ottawa, en París y Wroclaw, en Hörhr-Grenzhausen (Alemania), en Madrid, en Montreal y en Estocolmo (donde se aprueba la primera versión definitiva de la norma) entre 1988 y 1993. El período de revisión de la 1ª versión de la ISAD (G) acabaría en 1998, año en que se abre el proyecto de 2ª revisión, aprobándose la 2ª edición de la norma en 1999 y presentándose en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla del año 2000. Esta segunda edición contaría con cambios terminológicos y conceptuales y estructurales.
LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL DE LA NORMA ISAD (G)
La descripción archivística, según la ISAD (G), parte de una técnica de descripción denominada “descripción multinivel” que consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica. Hay que diferenciar dos grados de aplicación. ISAD (G) establece 5 niveles de descripción: nivel de fondo, nivel de subfondo, nivel de serie, nivel de expediente y nivel de unidad documental.
Para una correcta aplicación de la descripción multinivel, la ISAD (G) propone cuatro reglas generales: regla de descripción de los general a lo particular; regla de información pertinente para el nivel de descripción; regla de vinculación de las descripciones y regla de no repetición de la información.
ESTRUCTURA DE LA NORMA ISAD (G)
La norma ISAD (G) consta de diferentes áreas, cada una con un conjunto de divisiones:
1. Área de mención de identidad: Incluye código de referencia, título, fecha, nivel de descripción y extensión y soporte de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño).
2. Área de contexto: Incluye nombre del productor, historia institucional / biográfica, historia archivística y fuente inmediata de adquisición o transferencia.
3. Área de contenido y estructura: Incluye alcance y contenido, información sobre valoración, selección y eliminación, nuevos ingresos y sistema de organización.
4. Área de condiciones de acceso y utilización: Incluye condiciones que rigen el acceso, condiciones que rigen la reproducción, lengua / escritura del material, características físicas y requisitos técnicos e instrumentos de descripción.
5. Área de materiales relacionados: Incluye existencia y localización de los originales, existencia y localización de copias, unidades de descripción relacionadas y nota de publicación.
6. Área de notas: Incluye notas.
7. Área de control de la descripción: Incluye notas del archivero, reglas o convenciones y fecha de la descripción.
EL CONTROL DE AUTORIDADES EN ARCHIVOS
Los puntos de acceso son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Pueden normalizarse mediante la aplicación de unas reglas comunes con la finalidad de obtener unos puntos de acceso uniformes o mediante el establecimiento de una forma única de punto de acceso, el control de autoridades.
Su finalidad es permitir el control de los puntos de acceso, actuar como sistema de referencia e información y facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.
LA NORMA ISAAR (CPF)
Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias con el objetivo de proporcionar reglas para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores. Para ello comprende la normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos y la descripción de todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental. Se estructura en diferentes áreas.
1. Área de control de autoridad: Incluye un código de identificación, el tipo de encabezamiento autorizado archivístico, una entrada autorizada, una entrada paralela, una forma excluida y una entrada autorizada relacionada.
2. Área de información: Proporciona información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada autorizada.
3. Área de notas: Informa sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado.
LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA CODIFICADA: EAD
Es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML. El objeto de codificación de la norma son inventarios y registros. Su objetivo es facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico. Establece unos elementos utilizables en la codificación de instrumentos de descripción, fijando los códigos y convenciones necesarios. Mantiene y mejora la actual funcionalidad de los inventarios y registros existentes. Está ideada para facilitar el intercambio y la portabilidad de los instrumentos de descripción y resiste los cambios de tecnología hardware y software.
Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su propio nombre y pueden tomar varios valores. En su mayoría son opcionales, aunque los hay obligatorios. La EAD presenta una descripción de componentes subordinados que permite incluir información sobre las unidades de descripción inferiores dependientes, jerárquicamente, de la unidad descrita. Se utiliza de forma combinada con un componente que proporciona información particular sobre las unidades de descripción subordinadas y puede subdividirse en otros componentes. Un documento EAD se compone de la cabecera, la información preliminar y el instrumento de descripción.