Los investigadores todavía no se han puesto de acuerdo sobre hasta qué punto se remonta la gestión y el tratamiento de documentos, aunque todos ellos opinan que su origen está relacionado con la creación de los primeros registros. También resulta complicado establecer una evolución en el tratamiento de documentos de archivo; aún así se ha dividido la archivística en dos grandes períodos: el periodo prearchivístico y el periodo de desarrollo archivístico.
Durante el primer periodo los fondos suelen tratarse de manera indefinida o siguiendo los principios de otras disciplinas. En Mesopotamia (entre los años 3000 y 500 a.C.) las tablillas las conservaba la oficina creadora siguiendo un orden cronológico y según la actividad con que estaban relacionados (distinguimos documentación de carácter diplomático, financiero y administrativo). En Egipto (entre los años 1530 y 1050 a.C.) las tablillas y más tarde el papiro se controlaban de forma más primitiva. En Grecia se guardaban en los “archeion” (archivos) las actas públicas de carácter político-administrativo y de carácter notarial. En Roma se empleaban los “tabularium”.
Tanto en Gracia como en Roma los archivos aparecen como una entidad propiamente dicha cuya utilidad es la de ser fuente de información y ser prueba. Contaban con una legislación específica y con responsables encargados de su custodia. En Gracia los documentos eran accesibles para todos los ciudadanos, a diferencia de en Roma, donde sólo podían consultarlos determinados funcionarios. Con la caída del Imperio Romano y la imposición del derecho germano se producirá una disminución de la producción documental y con ella un descenso del nivel cultural.
En la Edad Media los documentos eran un bien escaso y caro, de creación compleja, por lo que se da casi exclusivamente en cortes señoriales feudales y en centros monásticos importantes. Existían dos tipos de depósito. Los depósitos de recepción se daba en los centros monásticos y reunían documentos del poder eclesiástico y del poder civil. Los depósitos de expedición albergaban copias de los documentos producidos en su cancillería con objeto administrativo y de gobierno. En el s. XII la nobleza comienza a establecer sus sedes de gobierno, provocando la aparición de nuevos tipos documentales y un aumento de la producción documental, debido en parte a la realización de copias certificadas, para una mayor seguridad.
Entre los siglos XIII y XV aparecen nuevos grupos sociales urbanos, se difunde el uso del papel, se sustituye el latín, nacen nuevos tipos de depósitos de registros y llega a formarse una red de archivos. Surge la necesidad de informarse, causando un aumento de los documentos, lo que llevará a los primeros problemas de almacenamiento físico y de recuperación. Nacerán entonces sistemas de descripción documental especializados, como los inventarios. La clasificación continuaba siendo cronológica.
En el Antiguo Régimen (entre los siglos XVI y XVIII) aumenta la masa de papel, concienciándose los gobernantes de su importancia. Se crean nuevas técnicas de tratamiento, se impulsa la descripción y normalización documental, se difunde la educación, el uso del papel, se desarrolla la cultura libresca y aparecen las primeras publicaciones archivísticas. También se plantea la disyuntiva archivo histórico – archivo administrativo. Los principios de racionalidad y cientifismo aportaron principios beneficiosos (eliminación documentación inútil) pero también negativos (clasificación por materias) a los archivos.
En los siglos XIX y XX se crean los Archivos Nacionales (depósitos de concentramiento). Se desarrollan las técnicas de reproducción y evolución del equipo de archivo y nace el principio de respeto a los fondos o principio de procedencia. Se forman redes estatales de archivos, se socializa el uso de los archivos y nacen los primeros problemas reales de almacenamiento y tratamiento. La función del archivero va adquiriendo fisonomía y carácter propio y progresivamente se logra una definición de la profesión. Será por estos días cuando podremos hablar de periodo archivístico.
En este segundo periodo se logra un nivel en la teoría y el tratamiento de los fondos suficiente como para hablar de Archivística. Ésta podemos decir que despega con la Segunda Guerra Mundial, debido a la necesidad de investigar y difundir los crímenes nazis y también por la expansión de la democracia como modelo de organización social. Las necesidades de la administración lleva a una redefinición de algunos principios y actitudes y comienzan a generarse ingentes masas documentales cuya conservación íntegra resultaba imposible.
La literatura profesional se disparó, el campo de actuación de la archivística se extendió al de la administración, llegando a una concepción global del servicio de archivo, se acuñó la idea del ciclo de vida de la documentación, con la aparición de las nuevas tecnologías surgieron los documentos electrónicos y los audiovisuales, surgen nuevas necesidades informativas y el derecho al libre acceso y se crean órganos internacionales que se involucrarán en el mundo de los archivos.
También se distinguirá entre la administración tradicional de archivos y el records management, que se diferenciaba del primero por el concepto del ciclo de vida, los programas de atención continuada, el control en la gestión y la especialización de los profesionales (records managers).