TEMA 6: LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Ó RECORDS MANAGEMENT

miércoles, 5 de mayo de 2010

CONCEPTO Y APLICACIÓN EN MODELOS ADMIN. NACIONALES

Según ICA y UNESCO, la gestión de documentos ó records management consiste en un conjunto de operaciones archivísticas llevadas a cabo durante el ciclo de utilización de los documentos (desde su creación o recepción hasta su eliminación o transferencia a otra institución), con el fin de asegurar la economía y la eficacia.

Rhoads también asegura que un programa de gestión de documentos eficaz aportará beneficios económicos, efectividad en la planificación de actividades de gobierno, economías de eficacia y un uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía. Argumenta que la diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos (mínimo, mínimo incrementado, intermedio y óptimo), a partir del modelo norteamericano.

En la aplicación a modelos administrativos nacionales deberemos considerar los siguientes aspectos: el apoyo de una institución de archivos a nivel nacional, una buena planificación, importancia de una normalización tecnológica, disponer de cuadros de clasificación, una conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo, una conciencia de cuál es el papel que desarrollará el profesional de archivos, la formación del personal que se encargará de los archivos, un análisis de las tradiciones administrativas propias y de otros países y una conciencia del respaldo de las nuevas tecnologías.

LAS FASES DEL TRATAMIENTO

Siguiendo el modelo norteamericano, podemos hablar de tres fases dentro de la gestión de documentos: creación, mantenimiento y uso y disposición. En la fase de creación de los documentos intervienen el diseño y la gestión de formularios, la preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices y el desarrollo de sistemas de información. Sin embargo, la introducción de la informática obligará a un replanteamiento general de estas responsabilidades.

Durante el mantenimiento y el uso de los documentos interviene el desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación, la gestión de expedientes, correo y telecomunicaciones, la selección de máquinas copiadoras, la administración de los depósitos intermedios y la aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos procesos. Finalmente, en la fase de disposición interviene la identificación y descripción de series de documentos, el desarrollo de cuadros de retención y disposición de los documentos y la selección y transferencia de los documentos de valor permanente a la institución de archivos.

Michel Roberge, en su Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos, hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos: el cuadro de clasificación (estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros); el calendario de conservación (elaborado a partir de la estructura de clasificación, fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos) y el inventario (describe cada uno de los documentos e indica el lugar donde se hallan conservados).

MODELOS NACIONALES DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Existen dos grandes modelos de gestión de documentos, diferentes entre ellos. Por un lado el norteamericano, inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición y preocupado por los beneficios y las economías resultantes de una buena gestión de documentos y por otro lado el europeo o de Quebec, que no es uniforme.

En el modelo norteamericano, la gestión de los documentos se encuentra integrada en el engranaje administrativo federal. La fuerte incidencia del factor económico propicia que prevalezca la rentabilidad sobre el concepto “patrimonio cultural”. Los principios teóricos se formularon con la práctica. Las agencias federales toman la iniciativa de hacer frente al problema causado en las fases de creación y mantenimiento y uso. Su interés por la gestión cotidiana de los documentos y el interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico llevan a la creación de records centers y records schedules.

El National Archives and Records Administration es el organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal. La gestión de documentos ha evolucionado hacia la Information Resources Management, donde participan otros profesionales tales como bibliotecarios, documentalistas e informáticos. Este modelo ha sido respaldado por el CIA y la UNESCO y constituye el punto referencia obligado para el resto de países.

En cuanto al modelo de Quebec cabe destacar su gran vitalismo a partir de los años 80, cuando se desarrollaron las principales leyes que atañen a la gestión de documentos. Debemos distinguir dos modelos de gestión: el Québec francófono y el Québec anglófono. Los Archivos Nacionales son los encargados de ejercer las funciones de control desde la creación y a lo largo de las fases del ciclo de vida de los documentos. Aparece la figura de un profesional: el gestionnaire.

Se le otorga gran importancia a la clasificación, el calendario de conservación y el inventario de documentos, lo que ha dado lugar a un debate a nivel teórico entre dos corrientes archivísticas en el ámbito universitario. Una prioriza las necesidades de la Administración; otra, la protección de los documentos con valor histórico. Este modelo otorga especial importancia al papel de las nuevas tecnologías en la gestión de la documentación administrativa.

En el modelo europeo podemos distinguir entre el modelo de países germánicos, Italia e Inglaterra y el modelo francés. El primero arranca en el s. XVI bajo la responsabilidad de la Administración, que cuenta con personal especializado, encargado del control e inspección. Los archivos corrientes e intermedios se encuentran centralizados en un único servicio o distribuidos en diferentes unidades administrativas. Existen cuadros de clasificación y calendarios de conservación. Una vez la documentación ha llegado a los archivos, los archiveros pueden hacer uso del principio de procedencia.

Por otro lado, el modelo francés (préarchivage), no contó con funcionarios específicamente formados, teniendo que formar personal en los ministerios y el desarrollo legislativo fue escaso. Las administraciones no fueron capaces de generar una estructura organizativa responsable de los documentos corrientes hasta 1969. La clasificación de la documentación está legalmente preestablecida desde el siglo pasado para la documentación generada por los ministerios, departamentos, municipios y hospitales. Cada vez se da más importancia a los cuadros de conservación y eliminación. Los Archivos Nacionales apenas intervienen en la fase de creación de los documentos, no se interesan por las necesidades de la Administración.

Acabaremos hablando de la gestión de documentos en España, donde no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y la gestión de documentos. La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en este ámbito está presidida por el interés en la normalización. Para ello se realizó el Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales, que supone la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico. A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.